Эта система FMS позволяет оптимизировать все аспекты повседневного управления и работы автомобильного парка организации вне зависимости от количества и типа транспортных средств. В сегодняшнем обзоре рассмотрим основные функции и преимущества системы, а также особенности её работы.
Даже современные транспортные компании с большим количеством автомобилей в собственности или аренде до сих пор, зачастую, ведут учёт основных аспектов работы автопарка в разрозненных таблицах Excel или, по старинке, в бумажном формате. Безусловно, кому-то это кажется удобным, но есть 2 причины, которые позволяют утверждать обратное:
- невозможность быстрого получения доступа к информации, которая, зачастую, необходима, что называется, «здесь и сейчас». При использовании в качестве хранилища данных таблицы Excel далеко не всегда получается быстро найти нужные данные, особенно при условии хранения файлов на разных рабочих ПК и работы с ними нескольких сотрудников в рамках своих профессиональных обязанностей и компетенций. Это, как показывает практика, затрудняет работу в ряде рутинных процессов, характерных для транспортной компании, а также ухудшает принимаемые для развития бизнеса решения;
- дополнительные затраты финансов. Отсутствие интеграции и автоматизации в этом аспекте работы компании нередко приводит к значительным финансовым затратам, незапланированным в бюджете организации. К примеру, если нет возможности автоматически отслеживать оплату штрафов ГИБДД или контролировать расход ГСМ, то от этого страдают, прежде всего, бухгалтерский учёт в компании и появляются дополнительные ненужные траты;
- значительное увеличение времени на учёт и контроль различных аспектов работы автопарка. Необходимо для полноценного учёта и контроля работы автопарка, чтобы каждое действие, требующее расхода рабочего времени сотрудников и финансов компании, вносилось в учётные системы. Ручное или частично автоматизированное внесение с использованием функционала электронных таблиц требует значительных временных затрат в плане рабочего времени сотрудников, а потенциально допускаемые ошибки нередко могут буквально свести на нет всю проделанную несколькими сотрудниками работу.
Вышеуказанные проблемы могут привести к таким негативным для компании последствиям:
- автомобили больше простаивают, чем выполняют заказы. Прибыль, соответственно, минимальная или же транспортные средства работают для компании в убыток — стоимость использования техники выше, чем прибыль, приносимая ими;
- большое количество времени, которое механики и сотрудники склада тратят на поиск и подбор нужных для ремонта и работы деталей, компонентов и запчастей. Отсутствие продуманной системы автоматизированного учёта также приводит к расхождениям в плане фактических остатков и того, что имеется в учётной системе;
- руководство автопарка не имеет реального представления о том, что фактически происходит в автопарке. Увы, но нередко бывает так, что в отчётной и учётной информации, предоставляемой «снизу» руководству, всё отлично, а по факту ситуация в компании близка к краху. Поэтому важно настроить автоматическую система предоставления отчётной информации на основе объективных данных и цифр, а не на основе субъективной либо подтасованной информации;
- несвоевременное техническое обслуживание и отсутствие продуманной системы проведения ремонта зачастую приводят к необходимости экстренного ремонта транспортных средств, что требует незапланированных расходов и лишних трат, которых не могло бы быть при условии внедрения автоматизированной системы учёта и контроля наличия запчастей;
- недобросовестные сотрудники, увы, могут банально воровать топливо и запчасти, что фактически нереально сделать при наличии автоматической системы складского контроля и учёта.
Основные рабочие модули системы Завгар.Онлайн
- Система контроля расхода топлива. Завгар.Онлайн позволяет в онлайн режиме отслеживать количество потребляемого топлива различными транспортными средствами. Автоматическое внесение данных о заправках и расходе топлива на маршруте позволяет менеджерам видеть его в режиме реального времени. Также есть дополнительный плюс в использовании этого модуля, заключающийся в автоматизированном внесении данных о заправке каждого автомобиля. Привязка существующих в организации топливных карт гарантирует полный контроль этого аспекта работы автопарка.
- Сервисное и техническое обслуживание. В карточку каждого автомобиля можно внести расписание периодического и капитального ТО, что позволяет в онлайн-режиме отслеживать выполнение работ. Каждый из ответственных менеджеров может также запросить ремонт транспортного средства при необходимости, что позволяет миновать необходимость долгих согласований и утверждения ответственными лицами. Также эта информация позволяет получать отчётную информацию в виде удобных графиков и диаграмм, в которых предоставляется вся необходимая информация.
- Ежедневные осмотры транспортных средств. Модуль позволяет создавать графики индивидуальных осмотров и фиксировать их для каждого транспортного средства. Оператор может указать дату прошедшего осмотра, состояние различных конструктивных узлов и деталей транспортного средства, а также зафиксировать рекомендации и замечания по конкретным автомобилям. Информация в полной мере сохраняется в БД, что позволяет впоследствии анализировать её и просматривать при необходимости. Это ускоряет и упрощает процесс учёта состояния транспортного средства. Такая система позволяет минимизировать риски поломок и появления неисправностей, повысить эксплуатационную безопасность автомобилей и уменьшить уровень затрат на обслуживание автомобильного парка организации.
Использование специализированной системы Завгар.Онлайн позволяет автоматизировать ряд рутинных процессов в автопарке организации вне зависимости от количества и типа транспортных средств в нём. Внедрение такого программного обеспечения минимизирует различные риски для руководства компании, повышает качество работы в разных аспектах и снижает вероятность дополнительных ненужных трат.